Zo scrhijf je een website briefing voor jouw agency

De afgelopen bijna-20-jaar heb ik bij ons bureau heel veel briefings voorbij zien komen voor het maken van een nieuwe website. Sommige briefings zijn heel bruikbaar, sommigen zijn tegenwoordig volledig opgesteld door AI, en bij sommigen hebben we nog wat extra tekst en uitleg nodig om tot de kern te komen.

Maar wat is die kern? Welke informatie mag er niet ontbreken in de briefing die je naar jouw digital agency stuurt? Hieronder een overzicht met elementen die er in ieder geval in moeten staan en andere zaken waar je op kunt letten om de perfecte briefing te schrijven.

Niet per se in een logische volgorde, niet per se een volledige lijst, maar gewoon een aantal zaken die nu in me opkomen die jouw briefing beter maken (en die ik vaak mis).

Maak je website briefing concreet want een agency verkoopt uren

Uiteindelijk vraag je een bureau om iets voor je te maken. Een design, content, een strategie, een website. En dat kost tijd. En die tijd is waar je voor betaalt. Hoewel er veel discussie over is binnen onze branche: dat is nog altijd het basisprincipe van een bureau.

Dus een bureau moet vanuit jouw briefing een vertaalslag kunnen maken naar uren. Hoe concreter jouw briefing is, hoe beter een bureau dat kan doen.

Het is heel nuttig om in je briefing een geschiedenis te schrijven over de historie van het prachtige bedrijf waar jij voor werkt. Of de persona’s meesturen waarin je beschrijft voor wie de website is bedoeld. Of dat je middels een datagedreven rapportage een impactmeting zichtbaar wilt hebben.

Deze informatie geeft onmisbare context aan een project. En het geeft een agency een hint van wat je zoekt. Maar wat de geschiedenis van jouw bedrijf ook is en of de persona nu Hanneke, Henk of Harry heet, dat is niet van grote invloed op hoeveel uur jij nodig hebt bij een bureau voor jouw project.

Een briefing mag heel uitgebreid zijn (graag zelfs) maar probeer die altijd terug te brengen tot de kern: hoeveel pagina’s heb je nodig, hoeveel content moet een bureau nu echt gaan schrijven, hoeveel schermen moeten er ontworpen worden? Dat is hele concrete informatie waar een bureau heel goed op kan begroten.

Praktische indeling van een briefing voor een website

Hieronder kort een overzicht met punten die zeker niet mogen ontbreken in je briefing. Ik beperk me even tot het laten ontwerpen en ontwikkelen van een website:

• De aanleiding van dit project: is je huidige website traag, kun je niet meer updaten of is het niet gebruiksvriendelijk? Waarom moet er een nieuwe website komen?
• De rol en de doelen van de website in jouw bedrijf: klanten informeren, verzamelen van support tickets, het converteren van bezoekers naar klanten.
• De geschiedenis van jouw bedrijf 🙂 gewoon erin zitten, geeft altijd context aan een project.
• Welke pagina’s er allemaal moeten komen in je nieuwe website. Zet ze onder elkaar. Bijvoorbeeld: homepage, blog overzicht pagina, blog detail pagina, contactpagina.
• Benoem welke contentelementen er op die pagina’s staan. Op de homepage staan bijvoorbeeld: een hero, een blokje met 4 USP’s, een video met daarnaast tekst, een FAQ accordeon, een aanmeldknop voor de nieuwsbrief.
• Wil je content migreren van je oude naar je nieuwe site? Welke content wil je graag migreren en hoeveel content is dat?
• Als het kan en als je dit weet, kun je al een aantal concrete technische kaders schetsen. Bijvoorbeeld: graag open source software gebruiken, WordPress als CMS gebruiken, een headless oplossing, er moet een API komen waarmee gebruikersdata opgehaald kan worden door ons CRM (vergeet de naam van het CRM niet te benoemen!).
• Heb je al een design of wireframes? Stuur ze gelijk mee! Een agency scoped een website op basis van het aantal templates en blokken die nodig zijn.
• Timelines: wanneer verwacht je een voorstel retour, wanneer moet het bureau de presentatie geven van het voorstel, wanneer koppel je het resultaat van de pitch terug. Maar ook, wat zijn de gewenste timelines van jouw project? Denk aan de testperiode, de periode om content te vullen op staging en de livegang.

Vooral de uitwerking van pagina’s, templates, blokken en welke content er gemigreerd gaan worden maken het voor een bureau makkelijker om een accurate eerste schatting te maken

Van vaag naar duidelijk

Hieronder een lijst met echte voorbeelden van verzoeken uit briefings en hoe je deze scherper maakt zodat je een beter antwoord van jouw bureau krijgt:

• “Er moeten profielen komen van bedrijven”. Maak hiervan: het profiel van een bedrijf bestaat uit: naam, adres, foto van het pand, PDF met extra informatie.
• “Rapportage per school en regio”: Maak hiervan: een rapportage die in PDF te downloaden is die bevat per school: het aantal leerlingen, een taartdiagram met schooladviezen in groep 8, een geaggregeerde tabel met het aantal leerlingen per regio.
• “Beheerbare contentflows per doelgroep”. Maak hiervan: de rol auteur moet zelf een bericht kunnen aanmaken en mag berichten van anderen niet bewerken. Een hoofdredacteur mag zelf berichten aanmaken, berichten van anderen bewerken en artikelen van zichzelf en anderen publiceren. Soms is een matrix ook handig als het om rollen en rechten gaat in je CMS.

Er zullen ook dingen zijn die je samen met jouw bureau gaat vastleggen in een latere fase van het project, bijvoorbeeld bij het opstellen van een functioneel ontwerp of technische scope. Dus dit hoeft niet een 100% kloppende lijst te zijn.

En je hoeft ook niet álles uit te werken. Ik kreeg ooit een briefing voor een website waarin de opdrachtgever een excel sheet had aangeleverd met álle velden en instellingen (mind you) van de YoastSEO plugin die allemaal weer terug moesten komen in de nieuwe site. Inclusief aanvinkhokjes zodat ik kon aangeven of dat in mijn scope zat. Dat is ijverig en ik waardeerde de inspanning, maar dat is dan weer iets teveel van het goede.

Benoem het budget van jouw project in de briefing

Dit is een punt waar nog altijd veel twijfel over is. “Waarom zou je dat aan de grote klok hangen, dat is toch dom! Als we zeggen dat we 50K hebben, dan krijgen we ook een offerte van 50K terwijl het waarschijnlijk ook voor de helft kan! Gaan we mooi niet doen!”

Ik vraag in al mijn gesprekken met nieuwe klanten naar het budget voor de website. De meeste opdrachtgevers zeggen beleefd dat ze dat niet zeggen omdat ze juist van mij willen horen wat het kost. Sommigen hebben een klein onschuldig smoesje: “ik weet het niet, want dat weet alleen de baas”. En door een enkeling word ik proestend uitgelachen hoe ik het in mijn hoofd haal die vraag te stellen. Ik ben de boeman. Allemaal meegemaakt.

En toch is het ontzettend fijn als je gelijk je budget benoemt in je briefing.

Allereerst voor jezelf. Wanneer jij als opdrachtgever zegt dat je €50K hebt, en je krijgt een offerte met daarin 1 regel “development: €50K” dan is dat natuurlijk broddelwerk van het bureau. Als opdrachtgever mag je een goede onderbouwing verwachten van die 50K. Eentje die logisch is, die jij kunt volgen en die hout snijdt. Als een bureau dat niet kan, dan weet jij als opdrachtgever gelijk dat je er niet mee in zee moet gaan.

Voor een bureau is het ook fijn. Die weet meteen waar zij aan toe is. Er gaat ontzettend veel tijd zitten in het maken van een voorstel. Je kunt als bureau niet overal op reageren en voor iedereen voorstellen schrijven. En dat wil je dus ook niet. Tijd steken in een voorstel is niet erg, maar dan moet er wel duidelijkheid zijn over of dat het waard is. Tegelijkertijd kan een bureau dat jouw budget weet veel beter to the point komen over wat wel en niet mogelijk is. Het geeft gelijk duidelijkheid op allerlei fronten.

Best practices voor het schrijven van een briefing: de Pitchcode

Wanneer je een briefing gaat schrijven en dus bureau’s vraagt om mee te doen, zijn er best practices om zorg te dragen voor een eerlijk en transparant proces voor alle betrokkenen. Die zijn geformuleerd in de zogenaamde Pitchcode. Die is opgesteld door verschillende brancheverenigingen zoals de DDA, waar mijn bureau Van Ons ook lid van is.

In de pitchcode lees je meer over wat je in je briefing kunt opnemen en in het verlengde daarvan hoe je een eerlijke pitch uitschrijft, voor alle betrokkenen. Bekijk ‘m eens en doe hier jezelf en jouw nieuwe agency een plezier mee!